fbpx
Annonse:
25421e2e00e33ad4c50de13bf00a48b9.jpg

Arkiv kan gå tapt i kommunereforma

KOMMUNEREFORMEN:

Kommunane har ansvaret for viktige samfunnsoppgåver som skule, barnevern, sosial-, helseog omsorgstenester. Dokumentasjonen av desse tenestene finst i all hovudsak i digital form. Kommunale arkiv blir blant anna nytta til å dokumentere barnevernets handtering av overgrepssaker, dei viser oppfølginga kvar enkelt elev fekk i grunnskulen, og korleis pleietrengjande vart tekne hand om. Kommunale arkiv er også ei viktig kjelde til kunnskap om samfunnet, og til lokal identitet. Dei dokumenterer endringar i næringsgrunnlaget i kommunen, krisehandtering, kloakkutslepp, viltbestanden, foreiningslivet, kulturtilbodet, kvar eigedomsgrensene gjekk, og kva endringar eit bygg har gjennomgått sidan det vart oppført.

Når vi no står føre ei kommunereform, må løysingar for bevaring av dei digitale kommunale arkiva vere på plass før kommunegrensene vert endra. Leiinga i kommunen, som planlegg prosessen og forvaltar kommunens økonomi, må sørgje for at handtering av kommunens dokumentasjon blir ein integrert del av reforma.

Tidlegare erfaringar viser at det har vore lite merksemd retta mot arkiv og handtering av

kommunens dokumentasjon undervegs i kommunesamanslåingsprosessar. I ei digital tid vil manglande styring på dette området få mykje større konsekvensar, og kunne gi store ekstrakostnader for kommunane. Kommunal saksbehandling blir i aukande grad digitalisert, og IKT har endra seg frå å vere ein støttefunksjon til å bli ein integrert del av saksbehandlinga. Det same gjeld for arkiv. I den moderne tydinga av ordet omfattar arkiv all dokumentasjon som blir skapt som ledd i kommunens verksemd. Dette betyr at alle aktivitetar som etterlet seg dokumentasjon i ein kommune, skapar arkivmateriale. Kommunale arkiv kan vere alt frå tradisjonelle papirarkiv til innhaldet i databasar, nettsider, sosiale medium, filområder, e-postregistre, SMS og nettskyer.

Kommunane har sjølv ansvar for å halde ved like og oppbevare eigne arkiv, også etter at kommunen ikkje lenger brukar dokumentasjonen aktivt i saksbehandlinga. Arkiv som dokumenterer rettane våre skal som regel takast vare på svært lenge, og arkiv som inneheld dokumentasjon av historisk, kulturhistorisk eller forskingsmessig verdi skal bevarast for all framtid. Arkivkompetansen i norske kommunar varierer, og det er difor nødvendig med nasjonal koordinering på dette området.

Det kommunale arkivmiljøet er uroa for at dei arkivfaglege konsekvensane ikkje blir tekne omsyn til i planlegginga og gjennomføringa av kommunereforma. Riksarkivaren deler denne uroa, og kjem til å prioritere arbeidet med kommunereforma i år. Riksarkivaren har gjennom programmet Samla samfunnsdokumentasjon

(SAMDOK), og gjennom sine regionale einingar Statsarkiva, eit nært samarbeid med kommunal sektor på arkivområdet. SAMDOK vart etablert for å ta vare på og gjere tilgjengeleg bevaringsverdige arkiv frå alle samfunnssektorar, slik at dei samla kan dokumentere samfunnet og samfunnsutviklinga på ein god måte. Riksarkivaren vil lage ein plan for arbeidet med kommunereforma for perioden 2015-2018. Å utarbeide ein rettleiar for kommunal sektor vil også vere ei prioritert oppgåve for Riksarkivaren/SAMDOK i år. Riksarkivaren vil delta i nasjonale fora som arbeider med kommunereforma. I fjor haust var Riksarkivaren i dialog med Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) om deltaking i Skate (Styring og koordinering av tenester i e-forvaltning). Skate er et nasjonalt samarbeidsråd som skal bidra til at digitaliseringa av offentleg sektor blir samordna og gir gevinstar for innbyggjarane, næringsliv og forvaltninga. Riksarkivaren har gitt innspel til eit forprosjekt om kommunereforma i regi av Skate, og vil delta aktivt også i det vidare arbeidet.

Gode kommunale arkiv er ein føresetnad for at kommunen skal kunne utføre sine lovpålagte oppgåver, og for at den enkelte innbyggjar skal få dokumentert sine rettar. Løysingar for bevaring må vere på plass før kommunegrenser vert endra. Dette er rådmannen og kommuneleiinga sitt ansvar.

Inga Bolstad Riksarkivar